Así es la protección de datos de los centros educativos

La protección de datos es un tema cada vez más relevante debido al constante incremento del uso de las tecnologías digitales y la cantidad de información personal que se maneja, por eso el que estos datos queden expuestos supone una gran preocupación. Por esta razón, en el ámbito educativo, es una cuestión que también inquieta en gran medida por el uso de estos datos.

La implementación de la normativa de protección de datos es una obligación legal, pero también es un deber ético de los centros educativos el salvaguardar la privacidad tanto de alumnos, como de padres, docentes y personal administrativo.

Desde mayo de 2018, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es la principal normativa que regula la protección de datos. El RGPD establece un marco legal similar a todos los países que componen la Unión Europea. En España, esta normativa se complementa con la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.

Los centros educativos suelen tratar con grandes volúmenes de información personal, por lo que son considerados responsables del tratamiento de estos datos y, por lo cual, deben cumplir de manera estricta las normativas vigentes. Estos datos tienen, además, una mayor sensibilidad al tratarse de información de menores.

¿Qué tipos de datos manejan los centros educativos?

Los datos que estos centros recogen son algunos de ellos básicos y necesarios para el funcionamiento del sistema educativo y otros, tienen un carácter más sensible y precisan de medidas extra de protección. Los datos más comunes que maneja un centro educativo pueden ser:

¿Cuáles son las obligaciones del centro educativo respecto a estos datos?

En el RGPD se distinguen entre “responsable del tratamiento” y “encargado del tratamiento”. Por lo que, en este caso, sería el centro educativo el responsable del tratamiento, ya que es quien decide qué datos se recopilan y su manera de gestionarlos. Y los encargados del tratamiento serían terceros, como proveedores de servicios tecnológicos o plataformas educativas, que procesan los datos en nombre del centro.

Las obligaciones que tienen estos centros educativos son:

¿Qué medidas tienen para proteger los datos?

Como se ha mencionado anteriormente, una de las principales obligaciones del responsable de los datos, en este caso, el centro educativo es que esa información personal no caiga en las manos equivocadas. Por lo que, es necesario adoptar ciertas medidas de seguridad tanto de manera tecnológica como administrativa.

Hoy en día, la mayoría de colegios e institutos emplean plataformas digitales para gestionar los expedientes académicos, la comunicación con las familias y también la evaluación de los estudiantes. Por lo que, estas plataformas deben estar debidamente protegidas mediante contraseñas seguras, cifrados de la información y autenticación de múltiples factores.

Por otro lado, el personal del centro educativo también tiene acceso a estos datos, por lo que deben estar suficientemente formados en protección de datos para aplicar buenas prácticas de seguridad de la información y así evitar errores humanos que puedan comprometer dicha información.

Al emplear plataformas digitales, los centros educativos deben ser muy cuidadosos a la hora de escogerlas. Es vital que estos proveedores cumplan con el RGPD y se firmen contratos que detallen claramente las responsabilidades de cada una de las partes en el tratamiento de los datos.

Para mantener todo al día, se deben realizar auditorías periódicas y análisis de riesgos para poder identificar posibles vulneraciones y mantener todo controlado.

Y en caso de que se produzca una violación de seguridad, lo que el protocolo dicta es que el centro educativo está obligado a notificar a la Agencia Española de Protección de Datos en un plazo máximo de 72 horas y, también, de informar a los afectados en caso de que el incidente implique un riesgo elevado para sus derechos y libertades.