Empresas y vacaciones: cómo calcular los días libres de los empleados
Las empresas deben calcular las vacaciones de sus empleados para no tener problemas en el fututo
Antelación, orden de prioridad, trasparencia y digitalización: con estos 4 consejos las empresas pueden cuadrar las vacaciones de sus empleados
¿Cómo evitar que te roben en casa durante las vacaciones?
Las vacaciones son el mejor momento para desconectar y escapar de la rutina. Pero gestionar las vacaciones y cuadrar con los compañeros puede convertirse en un gran reto si no se hace de la forma adecuada: hay que tener buena organización y además, realizar un cálculo óptimo de los días que son vacaciones y que corresponden a cada trabajador según el convenio y el contrato de trabajo de cada empleado.
Normalmente se suele decir que las vacaciones son un tipo de permiso retribuido y representan el derecho que tienen todo trabajador a disfrutar de un tiempo de descanso que debe ser remunerado por el empleador. Sin embargo, eso no es cierto ya que las vacaciones son un descanso retribuido. De hecho, cuando se está de vacaciones no se puede solapar con los permisos retribuidos.
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¿Cómo se calcula los días de vacaciones en una empresa?
Para calcular las vacaciones hay que tener en cuenta el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, el cual regula los días de vacaciones y establece las siguientes normas:
- Todos los trabajadores tienen derecho a disfrutar de vacaciones retribuidas.
- Las vacaciones anuales son un derecho irrenunciable.
- Los empleados dispondrán de un periodo de al menos 30 días de vacaciones en una empresa por año trabajado.
- Las vacaciones en una empresa no disfrutadas solo podrán pagarse en dinero cuando se resuelve el contrato de trabajo (por la circunstancia que sea, baja laboral, despido, fin de contrato, jubilación, paso a incapacidad permanente, etc.)
Cuando se dice que al menos existen 30 días de vacaciones por año trabajado, se refiere a días naturales, es decir, con domingos y festivos incluidos.
Si se quiere saber cuántos días de vacaciones se tienen por mes trabajado, simplemente hay que realizar un cálculo muy sencillo:
- Vacaciones según días naturales: 30 días naturales/12 meses del año = 2,5 días de vacaciones al mes
- Vacaciones de días laborales: 22 días laborables al mes/12 meses del año = 1,8 días de vacaciones al mes
Este es el mínimo legal que en ningún caso pueden obviar las empresas, sino que únicamente podrá ser modificado para introducir mejoras para el trabajador.
¿Cómo se pagan los días de vacaciones en una empresa?
Las vacaciones siempre tienen que ser pagadas y disfrutadas, lo que no se puede hacer es sustituir el disfrute por una compensación económica.
Las vacaciones son remuneradas y su retribución es parte del salario. El salario se recibe en 12 mensualidades, una de ellas es el mes de vacaciones.
Además, las vacaciones no son acumulables de año en año. Pero existen algunas excepciones: se permite acumularlas por ejemplo en una situación de baja por incapacidad temporal de larga duración, nacimiento y cuidado del menor o similares.
Hay que saber cuadrar las vacaciones de los empleados
Todo el mundo quiere y debe irse de vacaciones, pero es sabido que en determinados meses del año, la demanda de vacaciones es mayor: navidades, Semana Santa, verano... Uno de los mayores retos de los responsables de equipos y de RRHH en estas temporadas es cómo cuadrar las vacaciones para todo el mundo esté satisfecho con sus días.
No obstante, en muchos convenios vienen reglas específicas sobre cómo fijar vacaciones como por ejemplo: “las vacaciones tienen que llevarse a cabo entre el 1 de junio al 30 de septiembre”.
Para afrontar este momento estos 4 consejos pueden ser clave para cuadrar las vacaciones de los empleados:
- Antelación: Hay que conocer los días que estarán fuera los empleados, para comenzar a planificar la previsión del año.
- Orden de prioridad: Fijar un orden de prioridad puede ser la mejor manera de establecer un método fijo que se cumpla cada año y evitar los malentendidos.
- Transparencia: La transparencia es la mejor forma de evitar preguntas como "¿Cuántos días me quedan de vacaciones? ¿La segunda semana de agosto ya está pillada?" Se transparente y pon siempre a la mano de tus empleados su recuento de vacaciones o un calendario donde aparezcan las vacaciones solicitadas por sus compañeros.
- Digitalización: Disponer de software como ‘excel’ que ayuden con la organización de las vacaciones y otros asuntos personales.
¿Cuántos días de vacaciones le corresponden por ley al empleado?
- Calcular las vacaciones según días naturales o días laborables
El primer paso para calcular los días de las vacaciones de un empleado, sería conocer si su empresa las cuenta por días laborables o días naturales. Es decir, si la empresa habla de 30 días al año, o si por el contrario, se concentran solamente en los días laborables, en cuyo caso serían 22 días laborables.
- Días de vacaciones por mes trabajado
El siguiente paso es calcular cuántos de esos 22 o 30 días se tienen a disposición, y esto se realiza haciendo una sencilla división. Dependiendo si son 30 (días naturales) o 22 (días laborables), se divides entre 12 (el número de meses en el año) y así el resultado será la cantidad de días de vacaciones que corresponden por mes trabajado. Una vez hecho esto, el número se multiplica por la cantidad de meses que se llevan en la empresa y así se conocen los días de vacaciones.
- Días de vacaciones extra en tu empresa
También hay que tener en cuenta si la empresa ofrece o no días extra. Es común que en varias empresas den uno o dos días de más, por políticas propias y para compensar todo el trabajo duro de su equipo de trabajo.
- Fechas obligatorias
Otro tema importante es el período de las vacaciones y para ello hay que informarse bien en la empresa. Si se pueden disfrutar todas a la vez, si hay posibilidad de repartirlas, o si hay períodos estipulados para disfrutar de ellas.
- Incapacidades
En el desafortunado caso de que no se haya podido disfrutar, total o parcialmente, de las vacaciones por haber estado de baja temporal. Se tiene derecho a disfrutar todos y cada uno de los días de vacaciones una vez se haya acabado la inhabilitación
Usar un software para la gestión de vacaciones
Existen diferentes herramientas destinadas al departamento de recursos humanos que facilitan una serie de tareas, entre ellas, destacan las herramientas de gestión de vacaciones.
Es hora de dejar atrás las hojas de cálculo tradicionales, ya que, pueden presentar muchos errores ya que no tienen en cuenta muchos aspectos en el cómputo de las vacaciones: se necesita una actualización constante, no se refleja en la nómina mensualmente, no hace que se envíen correos recordatorios a los empleados...
Cada empleado puede realizar las solicitudes de vacaciones y ausencias desde su espacio empleado. Y lo más importante, te aporta muchos beneficios:
- La importancia de la visión global en el cálculo de las vacaciones.
- Optimizar el tiempo en la gestión de vacaciones.
- Organización de todos los días de vacaciones de los empleados.
Vacaciones y ERTEs
El mundo está volviendo a la normalidad, pero por desgracia muchos empleados todavía sufren las consecuencias de la pandemia, y los ERTEs son un buen ejemplo de ello. ¿Y qué pasa con las vacaciones de las personas que han sido afectadas por un ERTE?
El estar afectado por un ERTE puede repercutir en la paga extra y el número de días de vacaciones los que se tiene derecho durante el año y a la cuantía de la retribución que perciben los trabajadores, dependiendo de si las medidas aplicadas son de suspensión de contrato o reducción de jornada.