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Todo el mundo dispone de la misma cantidad de horas para realizar su día a día: 24. Pero todos conocemos a alguien que sabe aprovechar esas 24 horas al máximo, siendo muy productivo. ¿A qué se debe? ¿es una cuestión de inteligencia o de rapidez? La web Fast Company recoge los seis trucos que estos 'superproductivos' realizan en su día a día para maximizar sus resultados:
Las personas productivas suelen encontrar un conjunto de actividades y un orden concreto que les funciona. Aunque las actividades vayan variando, establecerse esa rutina y priorizar las cosas a realizar es vital para maximizar los resultados.
Para lograr una buena productividad, es importante saber diferenciar muy bien entre las tareas que son urgentes y las que son importantes. Aunque las tareas urgentes priman, desde la web recuerdan que no se pueden olvidar el resto de tareas, ya que se irán acumulando y más adelante podrían complicarse más.
La clave en todo ello es el tiempo dedicado a ellas. Gary Keller, autor de 'Lo único: la verdad sorprendentemente simple detrás de resultados extraordinarios', asegura que para conseguir esto, dedica sus cuatro primera horas del día a resolver la tarea más importante que haya identificado que tiene que hacer. Así, el resto del día lo tiene para las demás.
Una lista de tareas pendientes a lo largo del día es una buena manera de recoger toda la información necesaria y organizarte, pero sin duda, los expertos lo que recomiendan para esto es el uso del calendario.
Peter Bregman, autor de 'Cuatro segundos: todo el tiempo que necesita para reemplazar los hábitos contraproducentes por otros que realmente funcionan', cree que la clave de la productividad se basa en programar todas las tareas pendientes en el calendario, y así utilizarlo como modelo para seguir el día a día.
Si decides cuándo y dónde harás algo, la probabilidad de que lo hagas aumenta. Así, los calendarios te obligan a establecer prioridades: este día, ¿qué necesito?.
A las personas productivas les gusta más reducir sus actividades a los minutos. Si las programan para espacios de horas, puede haber un espacio breve de tiempo que no esté programado con ninguna actividad, y eso no se lo perdonarían.
Por ello, prefieren dividir ese calendario en tramos cada 30 o 60 minutos en vez de por horas. Así lo explica Grant Cardone, autor de 'La regla 10X: la única diferencia entre el éxito y el fracaso'. Al dividir una hora, asegura que multiplica el tiempo disponible, ya que no deja espacios en blanco en el calendario que suponen una pérdida de tiempo.
El correo electrónico puede llegar a ser una pérdida de tiempo. Un estudio reciente de Adobe concluyó que una persona promedio pasa 7.4 horas por día de la semana en el correo electrónico. Nuestro correo siempre está en funcionamiento, recibiendo mensajes constantes. Por ello, las personas productivas prefieren no estar constantemente revisando su correo electrónico, sino que también se fijan intervalos para ellos durante 3 o 4 veces al día. El resto del tiempo, lo dedican al 100% a sus otras tareas.
Un estudio de la Universidad de Columbia Británica expone esta pérdida de productividad relacionada con el correo electrónico. Dos grupos de participantes se dividieron entre los que tenían que revisar el correo electrónico tres veces al día y los que podían revisarlo con la frecuencia que quisieran.
Las conclusiones señalaron que las personas que dedicaron solo 3 momentos al día para le revisión redujeron la cantidad de tiempo dedicada al correo electrónico en un 20%.
Para poder dar lo mejor de ti y exprimir el tiempo al máximo, tienes que estar sano. No se puede mantener un ritmo de vida elevado, con un gran número de tareas al día, si no mantienes unos buenos hábitos de salud, incluido el sueño.
La cantidad óptima de horas de sueño es de siete a ocho durante cada noche. Las personas productivas no deben quitar esas horas de su día a día para añadir más tareas, porque resultaría contraproducente. Es necesario respetar los horarios de sueño.
Investigadores del Instituto Finlandés de Salud Ocupacional en Helsinki, Finlandia, concluyeron que las personas que no durmieron lo suficiente en su día a día tienen más probabilidades de tener que tomarse días de baja por enfermedad.