Llega la temporada estival, la primera ola de calor y, nada mejor para poder sobrellevarlo, que la denominada jornada intensiva, un modelo de racionalización de horarios con el que las empresas pretenden el objetivo de facilitar la conciliación laboral y personal.

Este modelo de jornada laboral tiene grandes ventajas, como son una mayor productividad, implicación y motivación, pero también implica que las tareas se tengan que realizar en menos tiempo, en comparación con la jornada habitual. Por ello, 'Humans 4 Health' nos indica algunas acciones que se pueden poner en marcha durante el verano y que ayudarán a los empleados a ser más productivos.

La primera es fundamental y uno de los mayores motivos de discusión entre los compañeros. Se trata de controlar la temperatura óptima en la oficina, la cual debe oscilar entre los 23 y los 27 grados, según el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo. El RITE (Reglamento de Instalaciones Térmicas en Edificios) ajusta un poco más y recomienda 23-25 grados.

El 25% de los empleados que sufren estrés lo achacan a que tienen demasiada carga laboral. Por ello, estos meses en los que el volumen de trabajo desciende, es un buen momento para fomentar la flexibilidad laboral y para llevar a cabo una redistribución del trabajo. Esto facilitará que, en septiembre, cuando aumente la carga laboral, se retome la actividad con las pilas cargadas y el ánimo necesario para emprender nuevos proyectos.

Se debe también promover la comunicación interna ya que un diálogo fluido entre el equipo hace más fácil saber en qué tarea se debe estar en cada momento. Si hay algo urgente que haya que reforzar entre más empleados, mejor aplazarlo o eliminarlo de la lista de temas pendientes.

Las empresas pueden asimismo utilizar alguna de las siguientes técnicas para distribuir el esfuerzo:

Técnica Pomodoro. Consiste en dividir la jornada laboral en pequeños tramos de 25 minutos (pomodoros). Durante este tiempo, se deben evitar las distracciones. Cuando finaliza cada tramo, se hace un descanso de 3 a 5 minutos. Cada cuatro pomodoros o bloques de 25 minutos, con sus respectivos descansos, se hace una parada más larga, de entre 15 a 20 minutos.

Técnica Eisenhower. Su efectividad reside en crear un cuadro de tareas que diferencie lo urgente y lo importante de lo que no lo es. Así, se obtendrá lo que hay que hacer, lo que hay que delegar, lo que hay que decidir y lo que se puede posponer o eliminar.

Kanban. Consiste en crear un cuadro donde mostrar el estatus de la tarea en todo momento. Hoy en día hay diversas herramientas tecnológicas que permiten visualizar esto, pero también se puede llevar a cabo este seguimiento mediante pizarras o pegatinas.

Esquema GTD (Getting This Done). Esta técnica invita a crear una lista para cada tarea, basada cada una de ellas en cinco principios: recopilar, procesar (analizar qué recursos son necesarios), organizar (clasificar tareas en: acciones próximas, proyectos, en espera, algún día, etc.), revisar y ejecutar.

Técnica Seinfeld. Se basa en elaborar un gran calendario y trazar un cronograma con las tareas para cada día, tratando de alcanzar siempre la meta. Se debe tener en un lugar muy visible para que el trabajador se sienta motivado y evite romper la cadena.

Ana Romeo, directora de Recursos Humanos de Cigna España, explica que "hay que tener en cuenta que cada persona tiene sus propios picos de productividad. Por ello, también es clave conocerse y utilizar esto para la distribución de nuestro esfuerzo como empleados".