El uso de fotocopias del Documento Nacional de Identidad (DNI) es una situación que, aunque puede parecer trivial, está regulado por la ley debido a la naturaleza extremadamente sensible de los datos que contiene. A lo largo de los años, las autoridades han establecido una serie de reglas para proteger a los ciudadanos frente al uso indebido de su información personal, limitando las circunstancias en las que puede solicitarse una fotocopia de este documento.
En términos generales, sí es legal, pero solo bajo circunstancias específicas en las que exista una justificación legal que ampare la solicitud de la copia. Instituciones como bancos o aseguradoras pueden requerir una fotocopia del DNI para cumplir con la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales, que exige verificar la identidad de sus clientes. Asimismo, las empresas también pueden pedirlo en ciertos procesos, como la firma de un contrato laboral para registrarlo ante la Seguridad Social.
Sin embargo, fuera de estos contextos, pedir una fotocopia del DNI puede ser considerado innecesario y desproporcionado, especialmente si no se explica con claridad el propósito de la solicitud y no se garantiza que los datos estarán protegidos de forma adecuada. De hecho, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado en varias ocasiones a empresas por pedir copias del DNI sin una razón válida, ya que esto puede abrir la puerta a posibles fraudes, como la suplantación de identidad.
No es legal solicitar una fotocopia del DNI si no existe una normativa que lo justifique. Por ejemplo, en sectores como la hostelería, aunque los establecimientos están obligados a registrar a los huéspedes, no tienen el derecho de guardar una copia del DNI, ya que la ley solo exige que tomen nota de ciertos datos como el número de documento y otros detalles personales. Pedir la fotocopia en estos casos sería una infracción de la normativa de protección de datos.
Además, la Administración Pública, desde 2006, tiene prohibido solicitar fotocopias del DNI salvo que no exista otra manera de verificar la identidad. Esto forma parte de un esfuerzo por reducir el manejo innecesario de información sensible y proteger a los ciudadanos frente a posibles fraudes.
En caso de que te veas obligado a proporcionar una copia de tu DNI, es fundamental tomar medidas para proteger tu información personal. Una recomendación es enviar solo la parte frontal del DNI y, si es posible, difuminar la foto y la firma para evitar que se pueda hacer un mal uso del documento. También puedes añadir una marca de agua que especifique el propósito de la copia, lo que limita su reutilización en otros contextos.
Por todo esto que hemos visto, en líneas generales se puede decir que sí, solicitar una fotocopia del DNI es legal en ciertos contextos, siempre que esté respaldado por una normativa que lo justifique, como la verificación de identidad en procesos financieros o laborales. Sin embargo, fuera de estas situaciones, su uso puede ser considerado desproporcionado y peligroso, tanto para la privacidad del ciudadano como para su seguridad financiera y legal. Por eso, es fundamental que las personas se informen de sus derechos y tomen precauciones cuando se les solicite una copia de este documento.