Tipos de facturas: cuántos tipos existen y cuándo utilizar cada una
Existen distintos tipos de factura que debes conocer si vas a iniciar tu actividad como autónomo o empresario
Ser autónomo o empresario no es tarea fácil: si decides recorrer este camino tendrás que dar forma a una idea de negocio, llevarla a buen puerto, conseguir clientes, mantenerte a flote... y cumplir con toda una serie de requisitos fiscales y legales que a veces pueden resultar complejos si nunca te has enfrentado antes a ellos. Una de las cosas que debes saber es que existen distintos tipos de facturas y que no todo vale a la hora de elegir un formato. ¿Qué tipos de facturas existen y cuándo utilizar cada una de ellas?
Tipos de facturas que puedes utilizar en tu negocio
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Tanto si ejerces por cuenta propia como profesional autónomo como si decides crear una sociedad y actuar como persona jurídica, existen distintos tipos de facturas que puedes utilizar y que debes conocer para mantener tu contabilidad en orden y al día con respecto a los requerimientos de Hacienda.
Estos son los tipos de factura que puedes emitir:
- Factura ordinaria. Es el modelo más habitual, y se utiliza para realizar transacciones o actividades comerciales de prestación de servicio o de compraventa. En ella debe constar cierta información mínima: fecha de emisión, número de factura, razón social o el nombre completo del autónomo, NIF o CIF, domicilio social, concepto de la factura, IVA y retención de IRPF, con un desglose de cada importe, incluso cuando el porcentaje a aplicar sea cero por no estar sujeta a estos impuestos.
- Factura rectificativa. Este tipo de factura deriva directamente de la anterior y se emite únicamente cuando hemos cometido un error en una factura ya contabilizada o cuando decidimos, por ejemplo, aplicar un descuento que no quedó recogido en el documento enviad, o cancelar el envío del producto en cuestión o no realizar el servicio contratado, por el motivo que sea, entre otras cosas. También puedes rectificar varias facturas a la vez utilizando una sola factura. En ella deberán constar todos los elementos de una factura ordinaria y, además, el motivo de la rectificación, la cuantía por la que se corrige, IVA y cuota de IRPF.
- Factura recapitulativa. Este tipo de factura también es una variación de la factura ordinaria y se emite cuando queremos recopilar en un solo documento varias transacciones relacionadas con un mismo cliente o comprador. Debe tratarse de operaciones realizadas dentro del mismo mes natural, especificándose la fecha concreta de cada una de ellas.
- Copia de factura. Se trata de una factura idéntica a la original, solo que en este caso figurará la palabra ‘Copia’. Suele utilizarse como resguardo para la empresa o profesional autónomo, enviándose el documento original al cliente o comprador.
- Duplicado de factura. En este caso, crearemos un duplicado de factura cuando la original se haya extraviado. Debe detallarse expresamente que se trata de un duplicado para evitar errores contables.
- Factura proforma. Este tipo de factura simplemente documenta una operación comercial, pero debe aceptarse por el cliente dentro del plazo marcado. Funciona, en realidad, como un presupuesto, y carece de valor contable porque solo refleja de manera fiel cuánto costará determinado producto o servicio. En ella debe constar claramente la palabra ‘Preforma’ para evitar confusiones.
- Factura electrónica. Es una factura ordinaria, pero en formato digital. Esta es la única diferencia entre una y otra, y siempre debe contener la misma información que una factura ordinaria, además de existir aceptación por ambas partes. No es obligatorio que queden validadas con firma electrónica, aunque sí es recomendable hacerlo.
- Factura simplificada. Es un tipo de factura menos detallado, en el que se engloban los tickets de compra, habitual en comercios, transportes, etc. En ella no constan los datos fiscales del destinatario y solo puede emitirse con un límite de 3.000 euros (IVA incluido).
Por último, debes saber que, en determinados casos, es posible facturar sin ser autónomo. Eso sí, en estos supuestos, aunque no constes de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), sí deberás darte de alta en Hacienda en la actividad que lleves a cabo, trámite que será gratuito para ti. Tan solo deberás presentar el modelo 037 expresando el epígrafe o epígrafes correspondientes a tu actividad. Este último punto resulta muy importante, ya que la actividad elegida influirá en los impuestos que se aplicarán a tu facturación (IVA, IRPF), así como a tus declaraciones trimestrales.
En general, aunque te ahorres el pago de la cuota de la Seguridad Social, sí estarás obligado al pago de otros impuestos, principalmente el IRPF (siempre que cumplas los requisitos necesarios para tener que presentar la declaración de la renta) o el IVA (siempre que tu actividad esté sujeta).