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Pocos empleados estarían en desacuerdo con que tenemos demasiadas reuniones de trabajo, y muchas veces muy mal administradas. No sólo resultan poco productivas, sino que quitan al empleado tiempo para realizar labores diarias en la franja horaria asignada.
En 2020, las plataformas de servicios de videoconferencias batieron el récord de los 2,7 mil millones de minutos en reuniones virtuales en todo el mundo. Estos encuentros reducen la motivación e incrementan el estrés. De hecho, el 45% de los trabajadores se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender y el 47% afirma que no son realmente productivas.
Un artículo del MIT Sloan Management Review habla del 'Síndrome de recuperación de reuniones', que es ni más ni menos que el tiempo que necesita la gente para recuperarse mental y emocionalmente después de una mala reunión.
Steve Jobs, cofundador de Apple, leyenda de Silicon Valley y célebre por su mente práctica y sentido común, sabía exactamente cómo solucionar este problema de una manera muy sencilla. Él tenía claro qué reuniones había que tener y cuáles eran innecesarias y por lo tanto había que eliminar.
A continuación, las tres reglas inspiradas en la metodología de Jobs para ser más eficientes con las reuniones laborales:
El razonamiento detrás de esta regla es que cuantas más personas participen en una reunión, menos productiva será. Demasiadas voces se convierten en un mar de ruido y es menos probable que se llegue a un buen resultado. De hecho, se dice que Jobs rechazó una invitación del entonces presidente de EEUU, Barack Obama, a una reunión de tecnología porque la lista de invitados era demasiado larga.
Otro factor clave de este punto es saber exactamente cuál será el papel de cada persona en la reunión. Si no pueden o no quieren contribuir, no deberían participar. Para informar, se puede recibir una transcripción o una grabación después del hecho.
El objetivo es concentrarse e ir al punto. El tiempo es oro. Con más de tres elementos, es probable que se bifurque mucho la agenda y se termine hablando de cosas que no vienen al caso. Por eso se recomienda ser breve y asegurarse de que los tres puntos a debatir estén claramente conectados con el propósito principal de la reunión.
Si dura más, termina siendo una pérdida de tiempo. La capacidad de atención del ser humano es limitada, y no se puede sostener una conversación analítica y creativa por una cantidad de tiempo amplia. Por eso, hay que mantener estas reuniones breves y agrupar la información clave en fragmentos digeribles de uno a dos minutos.