Vivimos en una sociedad en el que la productividad es una demanda constante. Como dijo Max Webber hace más de 100 años, la pérdida de tiempo es el pecado más mortal. Cada segundo parece tener la obligación de dirigirse a obtener resultados, pero esa obsesión por llegar a todo provoca que mucha gente tenga dificultades para organizar su tiempo de manera efectiva. Sin embargo, hay técnicas que pueden ayudar a planificarnos. Una de ellas es el 'timeboxing'.

Shekhinah Bass, jefa de estrategia de talento en la división de gestión de capital humano de Goldman Sachs, ha contado en una entrevista en la CNBC cómo se las arregló para ser más productiva y evitar el agotamiento a medida que ascendía en la empresa. Cuanto más tiempo ha trabajado Bass en Goldman Sachs, más se ha dado cuenta de que solo se puede lograr un equilibrio entre trabajo y vida personal "si eres deliberado y proactivo en cómo estableces límites", asegura. Y el 'timeboxing' ha jugado un papel clave en su gestión de esa complicada balanza.

La técnica en realidad es simple. Es una estrategia de gestión que se basa en el diseño de bloques de tiempo y se orienta al logro de objetivos definidos. Se trata de asignar a cada tarea un tiempo determinado, programarlo en tu calendario y bloquea cualquier distracción mientras trabajas. Sigue trabajando hasta cumplir el tiempo asignado, luego evalúa tu progreso y pasa al siguiente ítem de la lista.  Esto puedes aplicarlo de forma individual o en equipo. 

Uno de los aspectos decisivos en la aplicación del 'timeboxing' es la definición de los 'timebox' o bloques de tiempo. Estos pueden abarcar desde un lapso corto, como una hora, hasta varias semanas o meses. En el caso de Bass, al comienzo de cada semana organiza su calendario en diferentes bloques para reuniones, trabajo de enfoque profundo y descansos, incluso si es solo un descanso de 15 minutos para "tomar aire y dar un paseo".

La ejecutiva recomienda programar trabajo profundo para momentos en los que los niveles de concentración y energía estén más altos. Para Bass, eso significa reservar de 1 a 2 horas, generalmente entre las 8 y las 10 de la mañana, para responder correos electrónicos, desarrollar una estrategia para abordar un proyecto exigente o escribir puntos clave para grandes reuniones con clientes. "Cuando mi cerebro está fresco y el café acaba de hacer efecto, ese es mi momento", dice.

Normalmente las listas de tareas no tienen en cuenta el tiempo que se necesita para completarlas. Lo bueno del 'timeboxing' es que te da un plan claro de cómo pasar el día, por lo que es menos probable que te distraigas y te sientas abrumado por tu lista de tareas, asegura Bass. La técnica ha seducido líderes como la ex primera dama Michelle Obama, el fundador de Virgin, Richard Branson, o el ex monje Jay Shetty. Y si necesitas más estímulos para probar el 'timeboxing' en tu día a día, un análisis de los 100 trucos de productividad más efectivos de la empresa tecnológica Filtered le concedió la primera posición.