Cómo hacer el cierre contable de una empresa: paso a paso para este proceso
Llevar al día la contabilidad de un negocio es clave para su salud fiscal
El objetivo es mostrar a Hacienda una radiografía de la marcha de tu empresa
A medida que un negocio crece, su contabilidad se complica. No es lo mismo ser profesional autónomo independiente que tener empleados a tu cargo, del mismo modo que tampoco es lo mismo crear una sociedad que actuar por cuenta propia como persona física. Si tienes un negocio, con cada cierre de año deberás llevar a cabo el cierre contable de tu empresa y, aunque lo habitual es apoyarse en una asesoría fiscal para cumplir con todos los requisitos y exigencias legales marcadas por Hacienda, es importante saber cuáles son tus obligaciones específicas y qué papeleo deberás preparar. ¿Cómo hacer el cierre contable de una empresa?
Cierre contable de tu empresa: listado de obligaciones fiscales
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El objetivo de hacer un cierre contable es mostrar a Hacienda una radiografía de la marcha de tu empresa durante un ejercicio fiscal determinado, que normalmente corresponderá al año natural de que se trate, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. Para ello, es necesario aportar cierta documentación con la que la Agencia Tributaria recabará toda la información que necesita al respecto, relacionada con las cuentas de la empresa y su análisis.
La normativa sobre el cierre contable la encontramos en el Plan General de Contabilidad, un documento que se aprueba mediante Real Decreto y se publica en el Boletín Oficial del Estado (BOE), y que el Gobierno suele actualizar cada cierto tiempo. También existen normas que lo complementan, por lo que es importante contar con un buen asesor que esté al tanto de cualquier novedad que pueda afectarte.
En el caso del ejercicio contable 2020, la fecha de cierre será, como suele ser habitual, el 31 de diciembre. A partir de esta fecha, cada empresa tendrá un plazo de 6 meses para presentar toda la documentación requerida por el Fisco, es decir, hasta junio de 2012, incluyendo dicho mes. Lo ideal es no dejar este proceso para el último momento y llevar una contabilidad ordenada para que, a la hora de recopilar datos y ordenar cuentas, esta tarea resulte más sencilla.
Lo primero que deberás hacer es comprobar que las cuentas cuadren, o lo que es lo mismo, que los datos de los Libros de empresa concuerden, realizando todos los ajustes que sean necesarios para realizar correctamente el asiento de cierre. Cuando cumplas estos pasos podrás cerrar el año contable, tal y como recuerda Quipu. Esta es la información que deberás comprobar:
- Balance de comprobación de sumas y saldos. Comprueba que los datos de contabilidad coinciden con lo que marca el Libro Diario antes de proceder a la regularización de las cuentas de ingresos y gastos.
- Cuadro de cuentas del Plan General Contable. El cuadro de cuentas es un listado con todos los elementos que se deben tener en cuenta en la contabilidad de la empresa. Comprueba que no haya errores en los distintos grupos o categorías (Financiación básica, Activo no corriente, Existencias, Acreedores y deudores por operaciones comerciales, Cuentas financieras, Compras y gastos, Ventas e ingresos, Gastos imputados al patrimonio neto, e Ingresos imputados al patrimonio neto).
- Recuento de existencias. También es importante valorar las existencias no consumidas, que se restarán a las compras realizadas durante dicho ejercicio.
- Reclasificación de Deudas y Créditos. Una vez analizadas todas las deudas pendientes en el año contable y los créditos a nuestro favor, tendremos una visión clara del estado de deudas y créditos de cara al ejercicio siguiente.
- Ajustes por periodificación. Ten en cuenta que algunos gastos o ingresos no se contabilizan en el ejercicio presente a pesar de que se hayan producido durante su periodo de vigencia. Por ejemplo, el pago del alquiler de un local correspondiente al mes de enero cuando se haya pagado en diciembre.
- Regularización de ingresos y gastos de una empresa. En este punto tocará enfrentarse a la famosa cuenta de pérdidas y ganancias, o lo que es lo mismo, la diferencia entre ingresos y gastos, así como a la regularización de las cuentas de patrimonio neto.
- Amortizaciones e inmovilizado material de la empresa. Es importante valorar todas las amortizaciones, además del inmovilizado material de la empresa.
- Cierre de los libros contables. Con todos los pasos previos cubiertos, tocará cerrar los libros contables de la empresa: el libro de inventarios y las cuentas anuales. Es el paso final para el cierre contable.
Por último, cabe recordar que el asiento de cierre en contabilidad no es otra cosa que el momento en que se cierra la contabilidad del ejercicio, dejando de registrarse operaciones de un año determinado para comenzar uno nuevo. Para iniciar el nuevo año contable, es necesario realizar el llamado asiento de apertura en contabilidad.
Además, ten en cuenta que, junto con el cierre contable, se producirá el cierre fiscal, que te obliga a presentar determinados modelos para quedar en paz con Hacienda en cuanto a los impuestos relacionados con tu negocio (Impuesto sobre Sociedades, entrega de modelos anuales como el del IVA, amortización de activos...)