Time tracking: qué es y cómo puede aumentar tu productividad

Encontrar la mejor manera de emplear y gestionar nuestro tiempo es algo bastante personal y subjetivo, pero si hay algo que todos tenemos en común es el deseo de dedicar el menor tiempo posible a las tareas relacionadas con el trabajo y demás obligaciones rutinarias, y aumentar nuestro número de horas libres para poder usarlas (o malgastarlas) de la forma que más nos guste. Por eso es tan importante aprender a gestionar nuestro tiempo y, en este sentido, las aplicaciones de time tracking pueden ser nuestras grandes aliadas, tanto como trabajadores como a nivel personal e incluso desde el punto de gestión de equipo en el ámbito empresarial. ¿Qué es el time tracking y cómo puede ayudarnos en la gestión del tiempo?

El time tracking es básicamente un sistema de optimización del tiempo. Consiste en medir qué tiempo se dedica aproximadamente a cada tarea y analizar el conjunto de estos datos para extraer conclusiones útiles que puedan servirnos para tomar decisiones a nivel individual pero, sobre todo (o de manera más clara), a nivel colectivo o de equipo.

Y es que, para conocer y gestionar nuestros propios tiempos, puede ser suficiente tomar nota de las horas que nos lleva cada obligación diaria y utilizar esta información para organizar nuestra agenda. Basta con contar con un reloj, un papel y un boli y cronometrar el tiempo empleado en cada tarea para ir creando un diario con esta información que nos sirva, por ejemplo, para reubicar tareas en el lugar del día, de la semana o incluso del mes en que nos resulten más sencillas o placenteras. Por ejemplo, podemos decidir dejar las tareas duras para primera hora de la mañana y las rutinarias para días más dispersos (como los viernes) o las horas finales de la jornada, etc.

Pero, además, si extrapolamos esta técnica a la gestión de todo un equipo (incluso, por qué no, un ‘equipo familiar’), seremos capaces de identificar quién es más o menos eficiente, a quién se le dan mejor determinado tareas, quién soporta más carga de trabajo y quién menos... En definitiva, toda esta información nos permitirá tomar decisiones al respecto y redistribuir tareas para que el conjunto del equipo funcione mejor y sea más feliz.

Así, en el ámbito empresarial, las aplicaciones de time tracking permiten conocer información muy interesante y útil de cara a la gestión de equipo, corrigiendo ineficiencias y repartiendo la carga de trabajo de forma más justa: no se trata de convertirnos en ‘tiranos' del reloj ni de fomentar una carrera entre los empleados, sino de contar con una radiografía clara de cuánto tiempo supone cada tarea para cada cuál, y utilizarla para corregir ineficiencias, presupuestar de forma más realista, medir mejor los costes (incluidos los salariales), etc.

Además, existen aplicaciones de time tracking gratuitas que pueden ayudarte en un primer momento a implementar este control, tal y como recoge Billing: