¡Reconócelo! El día no tiene horas suficientes y siempre quedan cosas por hacer. Nunca se sabe si es falta de tiempo o desorganización, el caso es que se incumplen muchos compromisos e incluso dejamos de prestarnos atención, tanto a la propia salud como al ocio personal. En Uppers hemos preguntado a un experto cuál puede ser la solución y asegura que la clave está en el método 4D. Vamos a explicar qué es el método de las 4D y, sobre todo, cómo mejorar la productividad con el método 4D en el trabajo y en casa.

Entregar fuera de plazo un proyecto, no preparar adecuadamente una reunión, llegar tarde a la consulta del especialista, encontrarse con la farmacia cerrada, dificultades para disponer de una hora para cortarse el pelo, faltar al partido de pádel… Un auténtico caos que genera un estrés brutal y nos hace quedar mal en el ámbito profesional con la familia, con la pareja o con los amigos.

Un consultor experto en la gestión eficaz del tiempo nos da las claves para organizarnos de forma que sea posible superar todos los obstáculos que nos encontramos a nuestro paso aplicando las premisas del método de las 4D.

El primer paso es ser consciente de que en el día a día nos enfrentamos a una sobrecarga que afecta a todos los niveles y más cuando se refiere al entorno laboral. La necesidad de ser productivos choca con una sobrecarga de datos, de comunicación, de interrupciones…

Nos rodeamos y queremos acceder a un exceso de información que en realidad no tiene utilidad, al igual que se pierde demasiado tiempo en leer correos electrónicos irrelevantes, se colabora en reuniones que no nos incumben y se participa en chats innecesarios. De la misma forma, dejamos que nos interrumpan perdiendo la concentración y cambiando las tareas continuamente. Al final del día multitud de acciones nos han dejado sin tiempo para lo prioritario. Salimos de la oficina agotados, con muchos objetivos incumplidos y un hartazgo que nos quita energía para el resto de la jornada y nos impide disfrutar del poco tiempo libre que queda si es que lo hay.

Muchos consultores apuestan por el método 4D porque consideran que aplicando sus premisas se logra ser productivo gracias a una gestión eficaz del tiempo. El nombre lo debe a las siglas de las palabras en inglés de los cuatro verbos o acciones que agrupa: hacer (do), eliminar (delete), aplazar (defer) y delegar (delegate).

La primera D (do) que se refiere a hacer, puntualiza que las tareas se deben ejecutar rápidamente, incluso en un tiempo récord. Es cierto, pues en dos minutos es posible escribir un correo electrónico, hacer esa llamada tan importante, solicitar un informe o cerrar una reunión de departamento. Sin embargo, no hay que dejarse llevar por nuestra supuesta capacidad para la multitarea ya que ese cambio de atención constante de una tarea a otra sin sentido provoca la pérdida de eficacia. Cada cometido necesita su tiempo y no debe comenzarse una actividad nueva hasta haber terminado completamente la anterior.

La segunda D (delete) de esta estrategia supone eliminar o borrar todo aquello que no es importante y no supone una ayuda. Los consultores recuerdan el Principio de Pareto al que también se le conoce como la regla 80/20. Significa que el 80% de los resultados provienen del 20% de las causas o actividades. De este modo, a la hora de decidir qué tareas son relevantes primero debe responder a una pregunta: “¿esta actividad me ayudará a obtener el resultado a largo plazo que yo o mi empresa necesita?”. Cuando la respuesta es “no”, se puede borrar o eliminar.

En cuanto a la tercera D (defer), reside en aplazar aquellas decisiones difíciles de tomar porque faltan datos o se carece de tiempo para reflexionar sobre los pros y los contras. Es más productivo en este caso resolver otras cuestiones de menor importancia y aplazar esta hasta el final del día o la semana. A su vez, se debe contar con un archivo, carpeta o tablero que recuerde que esa tarea o decisión está aplazada y pendiente y que la dificultad no tiene que postergarla de forma indefinida.

La última D (delegate) implica delegar. Al principio, sobre todo si no se tiene costumbre de delegar, puede resultar desconcertante que los resultados de otra persona ante una acción y comprobar que no son los mismos a los nuestros. El propósito de delegar requiere un aprendizaje en cuanto a qué tareas es pertinente dejarlas en manos de otras personas y cuáles no. Del mismo modo, será necesario valorar qué es más efectivo en cada caso, si delegar u ocuparse uno mismo.

Al principio cuesta ser metódico y no salirse del guion de las 4D. La realidad en cambio demuestra que, en cuanto empiezan a vislumbrarse los primeros resultados, esta estrategia se transforma en un mantra. Se sale a la hora de la oficina con la satisfacción de haber cumplido los objetivos, se ha logrado ser productivo y se presentan horas libres para disfrutar del tiempo en solitario o en compañía.