En los años 60 la empresa Toyota buscaba erigirse como una alternativa sólida a la cadena de montaje de Henry Ford y para ello implementó la técnica japonesa de las '5S' para aumentar la productividad y la eficiencia de sus trabajadores. Fue tal su éxito que desde entonces se viene aplicando en distintos tipos de organizaciones. El nombre del método debe su nombre a las letras iniciales de las palabras que lo componen y su principal objetivo es mantener y mejorar las condiciones de organización, orden y limpieza.

El método se basa en el principio de eliminar lo superfluo a la hora de realizar ciertas actividades para que la mente lo tenga mucho más fácil al concentrarse cuando se está desarrollando una tarea compleja. Las cinco fases que lo componen son las siguientes:

Cuando en nuestro puesto de trabajo tenemos demasiados objetos acumulados la mente pierde la capacidad de concentrarse. El 'seiri' consiste precisamente en separar de dicha zona, ya sea un escritor o una sala,  todo lo que no se necesita para realizara la tarea que está destinada a ese espacio. Se propone guardar estos objetos en una caja y si al pasar tres meses no se echan en falta se pueden tirar a la basura.

Una vez hecho ese primer descarte hay que poner en orden lo que se tiene. La filosofía de esta fase resume en la frase "un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio" y para aplicarla hay que preguntarse "¿realmente necesito esto?". Cuanto menos confusión haya más sencillo será establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos.

Tras habernos quedado con lo necesario y haberlo ordenado adecuadamente, es el momento de preocuparse por la limpieza de la zona de trabajo. Esta fase se basa en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado. En un ambiente limpio la motivación y las ganas de trabajar aumentan, de la misma forma en que también lo hace la productividad.

El objetivo de esta fase es distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos dando lugar a un control visual. Para mantener la mente libre y tranquila hace falta desarrollar estrategias que sean repetitivas pero útiles, de modo que se interioricen fácilmente y permitan realizar cualquier tipo de tarea sin tener que pensar en otros aspectos que nos desconcentran.

La última etapa consiste en mantener estas premisas, para lo cual se necesita una disciplina y un control estricto. Para ello, es importante establecer unos objetivos y medir los resultados obtenidos. La zona de trabajo es el punto inicial a la hora de poner orden en la vida. El método busca eliminar todo lo que no se necesita en el resto de ámbitos de la vida para alcanzar una calidad de vida óptima, centrada en lo que realmente importante. Eso es lo que nos ayudará a ser más productivos y, en consecuencia, ser más felices.