El exceso de reuniones de trabajo perjudican seriamente la productividad. De hecho, si hubiera tres días sin reuniones a la semana la productividad de la empresa aumentaría un 73%, según un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT). Lo ideal sería convocar sólo las necesarias, tenerlas por la mañana y apagar el móvil. Esta reducción también tendría un efecto muy positivo en la salud mental de la plantilla, ya que se estima que el estrés podría llegar a reducirse un 57%.

Este informe no es el único que apunta en esta dirección. Otro estudio de Harvard concluye que el 70% de las reuniones impide que los empleados realicen un trabajo productivo. Aunque durante la pandemia se registró una disminución del 20% en la duración media de los encuentros laborales, su número aumentó un 13,5%. Y son los directivos recién ascendidos los que más reuniones programan, casi un tercio más que los más experimentados.

El profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) Manel Fernández Jaria ve una clara relación entre las reuniones digitales y la disminución del estrés, ya que "en este tipo de encuentros virtuales existe una concentración mayor en el tema que se está tratando, y son menos importantes los aspectos complementarios, como la posición, la ropa, los elementos accesorios, los saludos al inicio, etc.". "El lenguaje no verbal es menos relevante en las reuniones en línea, y eso puede contribuir a reducir los niveles de estrés que provoca la presencialidad", añade. 

Los beneficios de la virtualidad de las reuniones se pueden resumir en que se concreta mucho más el objetivo, se escucha con mayor atención, se respetan los turnos de palabra y escucha, y se reducen las interrupciones. Otro estudio reciente de investigadores de la Universidad de Stanford publicado en la revista Nature concluyen que las reuniones en pantalla son muy efectivas para centrar nuestra atención, ya que, al estar pendientes de la pantalla, dejamos de prestar atención a otros estímulos y, en este sentido, la efectividad aumenta. Sin embargo, se reduce también nuestra capacidad de creación y surgimiento de ideas.

En última instancia, esto significa que dependiendo del objetivo del encuentro puede ser más apropiado un modelo de reunión u otro. Las reuniones en las que se vaya a tratar información delicada o de alta complejidad, o cuyo fin sea la generación de confianza, es mejor hacerlas en persona. En cambio, una reunión de intercambio de información puede realizarse perfectamente en modo virtual.

Eva Rimbau Gilabert, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC, enumera una serie de medidas a tener en cuenta a la hora de preparar una reunión entre profesionales.

Por último, en todo tipo de reuniones hay que procurar evitar